A capacitação de pontos focais

Os pontos focais a que me refiro neste post são aqueles funcionários escolhidos como gestores do espaço de sua respectiva área no projto – seja um site, intranet ou portal corporativo. Essa gestão pode abranger um amplo espectro de tarefas, mas, geralmente, está mais voltada para a gestão de conteúdo e governança, no sentido de serem a pessoa a serem procuradas nas demandas das áreas.

Vale lembrar que os pontos focais exercem as mais diversas atividades e funções como parte do trabalho para o qual a empresa realmente os contratou. Ou seja, o perfil deles é o mais variado possível. Raras são as empresas que conseguem designar como pontos focais pessoas de comunicação. Portanto, os pontos focais precisam sempre de capacitação que os oriente a exercer mais essa função. E é aí que a maioras dos projetos começa a emperrar. Boa parte das empresas acredita que a capacitação dos pontos focais é realizar uma reunião no início do projeto e outra de vez em quando, sem periodicidade definida, para tratar de assuntos gerais.  Fazendo isso, não dá pra estranhar que as pessoas não se sintam engajadas e, simplesmente, abandonem as atividades que deveriam exercer como pontos focais.

O que fazer então?

Bem, como os pontos focais têm perfis profissionais dos mais variados, a primeira coisa a fazer é alinhar os conhecimentos com dois workshops:

1. Gestão de conteúdo – o que é? Quais as atividades que devem ser feitas? Qual o papel de cada um? Como identificar uma informação importante? Quais são as informações que podem ser divulgadas e quais não podem se acordo com a política de segurança de informação da empresa?
2. Webwriting – o objetivo não é formar redatores, mas oferecer noções básicas de estilo, ortografia, peculiaridades do conteúdo para ambientes web, etc.
3. Utilização do gerenciador de conteúdo – se a idéia é que os pontos focais alimentem diretamente a ferramenta, eles precisam saber o que fazer. Veja que, de próposito, eu deixei este tópico por último. Percebi que os dois primeiros têm mais aceitação, pois alguns dos ensinamentos podem até ser usados no dia-a- dia.

Esses workshops não devem ser realizados apenas uma vez. Na verdade, o conteúdo deles se retroalimenta com a constatação diária das dificuldades em casa um dos temas.  Por exemplo: no próximo workshop sobre gestão de conteúdo serão abordadas as principais dificuldades que os pontos focais enfrentam e como superá-las.

O trabalho com os pontos focais não termina aí. Afinal, a empresa acaba de criar uma nova comunidade que dever ser dinamizada, motivada e reconhecida. É possível criar formas de os pontos focais trocarem informações entre eles, melhores práticas, por exemplo. Algo que algum deles fez e deu muito certo e que compartilhar com os demais.

Reconheça também aqueles que se destacarem por algum motivo. É a moeda social. Lembre que els não estão ganhando nada a mais pelas novas atividades. Cuidado, no entanto, pois muitas vezes existe a tendência de alguns pontos focais quererem dominar a comunidade, o que não é benéfico e cabe aos gestor do projeto evitar.

Análise de Redes Organizacionais aplicada à Governança

Há muito tempo eu bato na tecla de que a escolha correta dos pontos focais é um dos fatores que determinam o sucesso ou o fracasso da estrtura de governança. Extrapolando, eu diria mesmo que essa escolha se reflete no projeto como um todo. Por isso, eu sempre tento inserir nos projetos uma atividade que chamo: Análise do fluxo de informações. Já escrevi até um artigo sobre esse assunto Dinâmica de Informação, publicado no site Intranet Portal, do qual sou colunista.

Como eu disse, sempre tento inserir essa atividade nos projetos, mas poucas vezes consigo. Por uma série de barreiras, principalmente políticas, o ponto focal é aquele sujeito que o diretor indicou e pronto. Não importa muito se ele foi indicado porque não faz nada ou se é um estagiário recém-contratado, o que evidencia a importancia que aquele gestor está dando ao projeto: nenhuma. Quando o binômio pessoa errada X falta de investimento em capacitação acontece, pode dar um adeus bem grande ao projeto. Batata!!

Mas essa realidade parece estar mudando. E o nome da mudança é  “Análise de Redes Organizacionais” (ONA — sigla em inglês de Organizational Network Analysis). Tá certo vai, o nome é mais bacana que o meu Análise do Fluxo de Informações, mas é a mesma coisa, 

O mapeamento das redes informais aponta alguns aspectos como:

• cooperação — quem troca informação com quem; 
• confiança — quem pede conselhos a quem; 
• inovação — como é o fluxo de troca de novas idéias;
• motivação — quem são os colaboradores que estimulam e motivam.

Entre outros pontos da metodologia que é aplicada na ONA, uma pergunta muito simples já dá uma idéia de onde se quer chegar:

Quando você tem uma nova  idéia ou dúvida, a quem da sua área você pede conselhos? 

Bingo! Provavelmente o conselheiro será aquele que seria o ponto focal ideal dessa área no projeto. E, por experiência nas dezenas de projetos em que participei, esse conselheiro quase nunca é o gestor.