Governança faz parte do planejamento estratégico?

Faz sim, mas eu separo! Antes que você me ache um doido incoerente, eu explico: a experiência prática em dezenas de projetos me fez optar por tratar a governaça como um item separado, porém, evidentemente, contextualizado, interligado e impossível de existir sem o planejamento estratégico.

Cansei de analisar planejamento estratégicos de empresas para projetos web em que a governança era um mero coadjuvante. Lembro especificamente de dois muito bem estrtuturados, parrudos, cada um com mais de 100 páginas, das quais cinco eram sobre governança, resumida ao desenho de alguns workflows e à periodicidade de atualização de algumas áreas do site. Baseado em que, não descobri até hoje.

Apenas para pontuar, os planejamentos eram de duas das maiores empresas do mundo que levam a web muito a sério!

Exemplos como esses me motivaram a adotar a governança como uma disciplina “separada”, a fim de enfatizar os diversos aspectos que devem ser observados. Para afirmar que um projeto conta realmente com uma política de  governança, alguns itens básicos precisam estar bem definidos:

• Estrutura de governança – níveis estratégico, tático, operacional e respectivas interações.
• Escolha de atores – adequação de perfil, através da análise de rede organizacional.
• Papel dos atores – qual o escopo de atuação de cada um dos envolvidos.
• Matriz de responsabilidade – qual a tarefa designada a cada um dos envolvidos.
• Conjunto de políticas – elaboração de guidelines editoriais, gráficos.
• Workflows - desenho dos processos a serem seguidos em diversas situações.

Isso é o básico, o mínimo mesmo para que a governança seja estruturada. Já para que seja colocada em prática, a lista aumenta bastante, por isso mesmo que avisei que os itens listados aí em cima são o mínimo.

Então, agora fica mais claro o porquê de eu separar a governança ao elaborar o projeto? Mesmo essa lista básica requer um esforço enorme, árduo mesmo, pois é ao elaborar a governança que as principais barreiras são evidenciadas: políticas, operacionais, de processos e, até mesmo, do negócio.

Ao colocar a governança no bojo do projeto, as pessoas tendem a desanimar e dar “um jeitinho” para simplificar esse tópico. Claro, é muito mais impactante definir objetivos de crescimento e métricas do que indicar quem vai ser o responsável por cada pedacinho. 

O problema é que, se não houver uma governança muito bem definida, os belos números ficarão no papel e mais um excelente projeto terá chegado ao fim, simplesmente porque ninguém era responsável por checar se tudo estava correndo bem.

Como apresentar projetos para seus gestores

Se alguém bate à porta da sua casa e lhe apresenta um projeto de reforma, mas basicamente só diz quanto vai custar, você aprovaria? Não tenho muitas dúvidas de que a resposta é NÃO. O interessante é que essa analogia traduz com bastante fidelidade a maneira que os projetos web são apresentados aos gestores. E depois, alguns estranham quando esses projetos são engavetados ou colocados no final da lista de atividades.

O gestor precisa de subsídios para tomar a decisão, portanto quanto mais informações você puder lhe dar, masi fácil será ele enxergar a importantância do projeto.

Uma estrtura bastante aceitável para a apresentação de um projeto web é:

• Sumário executivo – Objetivos, visão, o porquê da mudança ou da implmentação, resultados esperados, plano de ação e˜ conclusão.

• Levantamento e análise da situação atual -Detalhamento de cenário, dados levantados em pesquisa com usuários e Benchmarking˜˜.

• Missão - Objetivos e  Visão˜.

• Identificação e categorização de públicos do portal -Perfil de cada público, necessidades e tarefas, objetivos para com esse público e interesses comuns com outros públicos.˜˜˜

• Sugestão de conteúdos e funcionalidades – Descrição detalhada de cada conteúdo e funcionalidade e atribuição a cada público do portal˜

• Arquitetura de informação preliminar -Definir estrutura mínima com elementos de presença obrigatória no portal.

• Governança e workflow -Definição de atores, Atribuição de papéis e responsabilidades e elaboração de workflows˜˜.

• Definição de métricas -Nome da métrica, objetivo e interpretação da métrica˜˜˜.

Claro que alguns itens serão mais ou menos completos dependendo do estágio do projeto. Por exemplo: reestrturação ou lançamento. Mas, com uma estrutura semelhante à citada acima, o projeto, com certeza, terá uma atratividade bem maior para qualquer gestor.