Colaboração sem planejamento é caminho para o caos

Durante a conferência do Prêmio Intranet Portal 2009, realizada em São Paulo, o assunto mais citado foi a colaboração, ou seja, oferecer tecnologias e ferramentas que permitam aos funcionários trabalhar de forma colaborativa.

De alguma forma, todas as apresentações, inclusive a minha, tocaram no assunto. Afinal, é inegável as vantagens de permitir que pessoas compartilhem conhecimento e deixem de ser “vítimas de conteúdo”, no sentido de terem acesso apenas àquilo que a empresa acha que é útil, para transformar-se em um agente ativo do conhecimento.

O que me preocupa é que não escutei nada sobre os modelos da gestão de conteúdo e de governança que estão sendo desenvolvidos para lidar com essa nova realidade. Pode ser até que existam alguns, mas, sinceramente, são tâo incipientes ou superficiais que não chamaram a atenção e tendem a fracassar pouco tempo depois de implantados.

Segundo o relatório Global Intranet Trens for 2010, da Jane McConnel, da qual sou local partner, as empresas que já implantaram ferramentas e tecnologias de colaboração estão colhendo excelentes resultados, mas também aprendendo lições importantes.

Aqueles medos iniciais de segurança da informação e  perda da produtividade dos funcionários deixaram de existir para dar lugar à preocupação de o que fazer com tanta informação. Olhando outros dados da pesquisa, a dificuldade de lidar com um volume de informações que cresce exponencialmente é compreensivel, uma vez que apenas 15% das 300 empresas que participaram responderam ter uma estratégia documentada. Mais ainda: somente 20% delas, ou seja daquelas que estão entre os 15%, revisam a estratégia periodicamente.

Continuando por esse caminho, o caos é previsível. Passaremos de intranets e portais corporativos que não são aderentes ao negócio e, por isso mesmo ainda encaradas com desconfiança pela alta direção, a uma nova geração de ambientes com conteúdos extremamente relevantes, porém impossíveis de serem localizados, recuperados, reutilizados e classificados.

É preciso que os gestores de Intranets e Portais Corporativos passem a focar suas preocupações no planejamento, processos, políticas e padrões, antes de pensarem na ferramenta.

Por exemplo: não há como questionar a utilidade de wikis e blogs. Eu pessoalmente sou fã de wikis, ainda os acho muito mal compreendidos, pois a sua utilidade é maximizada em determinados contextos. O mesmo acontece com os blogs.  Contudo, eles não podem ser uma Intranet ou Portal Corporativo paralelo, eles têm um fim determinado. Um documento elaborado colaborativamente num wiki em determinado momento está “pronto” e deve ser incorporado à Intranet ou Portal Corporativo. E essa é apenas uma das atividades que um modelo de gestão de conteúdo deveria prever.

O interessante é que parece que as lições aprendidas nas Intranets e Portais Corporativos atuais estão sendo esquecidas. É muito comum ao começarmos um projeto verificarmos que toda a parte de gestão de conteúdo e governança foi deixada para a semana final do planejamento e que, após o lançamento, a equipe acredita que uma única pessoa ainda conseguirá multiplicar-se como gestor, criador e publicador de conteúdo.

O resultado, a gente conhece.

Participe da Global Intranet Strategies, a principal pesquisa do segmento

Fui convidado pela consultoria européia NetStrategy/JMC para ser local partner no Brasil. Especializada em planejamento estratégico para Intranets e Portais Corporativos, a NetStrategy/JMC realiza, há quatro anos, a respeitada e reconhecida pesquisa do segmento: a  Global Intranet Strategies.

A pesquisa é dirigida, exclusivamente a gestores de Intranets e/ou Portais CorporativosNão há custo nenhum, ao contrário, todos os participantes receberão uma cópia, em pdf, do relatório Global Intranet Trends for 2010, que será publicado na segunda metade de outubro. O prazo para responder a pesquisa é até o final de agosto.

Se você estiver interessado em participar, você encontrará as instruções nesta página: http://netjmc.com/survey/sign-up-JMC-global-intranet-survey-2009-2010.html. Há um filtro para garantir que o público-alvo seja composto apenas por gestores de Intranets e Portais corporativos e não por usuários.

Por favor, ao responder a pergunta sobre como tomou conhecimento da pesquisa, não esqueça de mencionar o meu nome, a fim de mantermos controle dos participantes.

A fim de manter a confidencialidade, os dados e análises do relatório nunca mencionarão uma empresa específica.

Os principais temas deste ano são:

- Workplace: As Intranets estão alinhadas como o que as pessoas necessitam para realizar o seu trabalho?

- Colaboração: De que forma o ambiente online apóia equipes virtuais e comunidades de prática?

- Mídias Sociais: Qual o nível de utilização das mídias sociais? Com que propósito estão sendo utilizadas?

- Busca: A busca continua sendo um problema? Quais estratégias e os recursos estão sendo disponibilizados para otimizar a busca?

- Ownership, governança e estratégia: Quem é o dono da intranet e quais modelos e estratégias estão sendo utilizados para alinhar aos objetivos de negócios?

- Métricas: Quais são os indicadores utilizados para medir o valor da intranet para uma organização: adoção, utilização, satisfação, alcance, redução de risco, valor para o negócio?

Se você estiver interessado em participar, você encontrará as instruções nesta página:

http://netjmc.com/survey/sign-up-JMC-global-intranet-survey-2009-2010.html

Para mais informações, entre em contato comigo ou com Jane McConnell, NetStrategy / CMC (jane@netjmc.com).

Para mais informações sobre a pesquisa, acesse algum dos links abaixo (em inglês)

The press release: 2009 Global lntranet Survey goes live! Participate!
http://netjmc.typepad.com/globally_local/2009/06/2009-global-lntranet-survey-goes-live-participate.html

Feedback from intranet managers:
http://netjmc.com/survey/participant-feedback-JMC-global-intranet-survey.html

Highlights from the 2008 survey, published in the Global Intranet Trends for 2009 Report:
http://netjmc.typepad.com/globally_local/2008/12/global-intranet-trends-for-2009—highlights.html