Colaboração sem planejamento é caminho para o caos

Durante a conferência do Prêmio Intranet Portal 2009, realizada em São Paulo, o assunto mais citado foi a colaboração, ou seja, oferecer tecnologias e ferramentas que permitam aos funcionários trabalhar de forma colaborativa.

De alguma forma, todas as apresentações, inclusive a minha, tocaram no assunto. Afinal, é inegável as vantagens de permitir que pessoas compartilhem conhecimento e deixem de ser “vítimas de conteúdo”, no sentido de terem acesso apenas àquilo que a empresa acha que é útil, para transformar-se em um agente ativo do conhecimento.

O que me preocupa é que não escutei nada sobre os modelos da gestão de conteúdo e de governança que estão sendo desenvolvidos para lidar com essa nova realidade. Pode ser até que existam alguns, mas, sinceramente, são tâo incipientes ou superficiais que não chamaram a atenção e tendem a fracassar pouco tempo depois de implantados.

Segundo o relatório Global Intranet Trens for 2010, da Jane McConnel, da qual sou local partner, as empresas que já implantaram ferramentas e tecnologias de colaboração estão colhendo excelentes resultados, mas também aprendendo lições importantes.

Aqueles medos iniciais de segurança da informação e  perda da produtividade dos funcionários deixaram de existir para dar lugar à preocupação de o que fazer com tanta informação. Olhando outros dados da pesquisa, a dificuldade de lidar com um volume de informações que cresce exponencialmente é compreensivel, uma vez que apenas 15% das 300 empresas que participaram responderam ter uma estratégia documentada. Mais ainda: somente 20% delas, ou seja daquelas que estão entre os 15%, revisam a estratégia periodicamente.

Continuando por esse caminho, o caos é previsível. Passaremos de intranets e portais corporativos que não são aderentes ao negócio e, por isso mesmo ainda encaradas com desconfiança pela alta direção, a uma nova geração de ambientes com conteúdos extremamente relevantes, porém impossíveis de serem localizados, recuperados, reutilizados e classificados.

É preciso que os gestores de Intranets e Portais Corporativos passem a focar suas preocupações no planejamento, processos, políticas e padrões, antes de pensarem na ferramenta.

Por exemplo: não há como questionar a utilidade de wikis e blogs. Eu pessoalmente sou fã de wikis, ainda os acho muito mal compreendidos, pois a sua utilidade é maximizada em determinados contextos. O mesmo acontece com os blogs.  Contudo, eles não podem ser uma Intranet ou Portal Corporativo paralelo, eles têm um fim determinado. Um documento elaborado colaborativamente num wiki em determinado momento está “pronto” e deve ser incorporado à Intranet ou Portal Corporativo. E essa é apenas uma das atividades que um modelo de gestão de conteúdo deveria prever.

O interessante é que parece que as lições aprendidas nas Intranets e Portais Corporativos atuais estão sendo esquecidas. É muito comum ao começarmos um projeto verificarmos que toda a parte de gestão de conteúdo e governança foi deixada para a semana final do planejamento e que, após o lançamento, a equipe acredita que uma única pessoa ainda conseguirá multiplicar-se como gestor, criador e publicador de conteúdo.

O resultado, a gente conhece.

Empresas não adotam web 2.0 porque acham caro

“Apesar do número crescente de canais colaborativos na internet, como Wikipédia e Digg, algumas das principais empresas da área de TI (Tecnologia da Informação) que atuam no Brasil ainda ignoram as plataformas baseadas na web 2.0.

Durante o Reseller Forum, encontro de tecnologia que terminou ontem (20) na Ilha de Comandatuba (BA), a colaboração por meio deste tipo de ferramenta foi discutida e incentivada por empresas que, na prática, ainda não embarcaram na tendência.”

Folha Online

Quando lí esses dois primeiro parágrafos, a minha primeira impressão era de que as empresas ainda não adotava a Web 2.0 por ser um conceito ainda muito novo e ter várias interpretações. Antes de embarcar na onda, estavam esperando as iniciativas amadurecerem. Até aí, nada de anormal, afinal você não investe uma soma considerável de dinheiro sem nem imaginar o retorno.

Mas eu estava enganado. No texto alguns executivos justificam não adotarem nenhuma iniciativa de web 2.0 porque é caro. Acham que, como é preciso montar uma equipe específica para gerenciar os novos canais, o investimento não vale a pena.

Me surpreendi com essas afirmações. Mais ainda pela falta de visão de como a web 2.0 pode trazer lucros enormes, afinal nunca a voz do cliente foi tão presente.

Recomendo a essas empresas a leitura de Wikinomics: Como a Colaboração em Massa Pode Mudar o Seu Negócio, de Dan Tapscott.

Esse livro detalha cases de empresas que levaram a colaboração a sério e estão ganhando bilhões com isso. Erradas não estavam, né?