5 dicas práticas para uma governança eficiente

Tenho assistido com muito entusiasmo a crescente preocupação com a governança dos ambientes digitais – sejam sites, intranets ou portais corporativos. Há anos batendo na mesma tecla, cansei de ver a parte da governança ser cortada de projetos com justificativa de que não havia budget para essa atividade.

Hoje em dia as coisas começam a ficar diferentes. Os gestores já percebem que os argumentos que uso há tempos fazem todo o sentido. Sempre disse que a governança poupa dinheiro, pois, entre outros motivos, evita que duas ou mais pessoas façam uma mesma atividade, portanto contabilizando as horas de trabalho de todo mundo sem necessidade. E isso representa um volume de dinheiro bastante significativo!

Porém, por ser uma atividade relativamente nova, vejo modelos de governança em dois extremos: ralos demais ou extremamente complexos. Pela minha experiência real, ambos não funcionam.

Algumas dicas práticas para uma governança eficiente:

1. Mapeie com cuidado os atores

Nunca vi, nesses anos todos, a gestão de um ambiente dar certo quando o grupo de atores é composto por pessoas que foram indicadas pelas chefias. É uma questão de bom senso: a chefia sempre vai indicar quem tem mais disponibilidade e não quem pode, realmente, agregar valor ao processo. Cabe aos gestores do ambientes fazerem essa análise para descobrir quem, naquela determinada área, é uma espécie de hub.
Uma maneira simples, porém pouco científica de fazer isso, é levantar com quais outras áreas da empresa a tal área em que é preciso identificar o ator interage mais. Depois pesquisar nessas áreas a quem elas recorrem quanto têm um problema ou precisam de uma informação da área do ator. Cruzando as informações, você vai chegar ao hub.
Não se prenda ao cargo. Muitas vezes, o hub ocupa uma caixinha no final do organograma. Não importa, o que você está buscando é alguém para agregar valor ao projeto.

2. Alinhe expectativas entre os atores
Invista tempo em um workshop de duas horas, no máximo, reunindo todos os atores escolhidos. O encontro servirá para detalhar o que você espera e alinhar expectativas. Tenha certeza que as ideais do grupo vão enriquecer demais o que você tinha planejado e, ao mesmo tempo, fará com que os membros se sintam verdadeiramente atores do processo e não com mais uma tarefa dentre todas as coisas que já faz no dia a dia.

3. Limite o poder de decisão dos comitês
Sou favorável aos comitês, mesmo reconhecendo que aqueles que dizem que esses grupos só servem para engessar as decisões, têm uma certa razão. Mas o motivo desse argumento é que, muitas vezes, os comitês são usados como escudos por alguns gestores que abrem mão da prerrogativa de decidir. Na minha opinião, o comitê funciona melhor com papel consultivo e não decisório. Não se deve levar coisas para serem decididas nesse encontro, mas sim enriquecidas e desde que sejam de importância tão relevantes que o gestor precisa de mais opiniões. Porém, cabe a esse gestor aceitar ou não as considerações do comitê e depois…decidir! Caso contrário vira um ciclo vicioso que engessa o ambiente e mina a função do gestor.

4. Fatie a governança em situações
Um amigo me contou recentemente que a governança do portal corporativo em que está trabalhando tem 30 papéis, o que é comum para projetos do porte em que ele está trabalhando. O problema é que, segundo o modelo de governança que foi criado, tudo tem de passar pela área gestora. Ou seja, são 30 pessoas, com suas respectivas demandas e atividades, tendo que pedir autorização para tudo, mesmo sobre atividades que não estão no perfil de competências do gestor. O resultado óbvio é um gargalo que faz com que as decisões levem meses para serem tomadas.
A solução é mapear todas as situações do ambiente e relacionar a elas os atores que devem ser envolvidos, o que deixa claro que outros não serão.
Um exemplo simples é a atualização de um conteúdo que já está publicado, cuja informações são de responsabilidade de uma determinada área de negócios. Ora, basta o ator dessa área entrar, alterar e comunicar ao gestor. Por qual razão, ao invés de fazer isso, ele teria de pedir a permissão do gestor. Ainda mais se fosse uma informação técnica, a qual o gestor não domina.
O mesmo raciocínio se aplica a uma alteração de um determinado aplicativo do portal que seja utilizado por uma determinada área de negócios e não tenha impacto nenhum em mais nada do ambiente. Essa é uma interação entre TI e a área de negócios. O gestor será comunicado do que está acontecendo, mas não cabe a ele decidir se vai em frente ou não.
Outras situações, evidentemente, precisam do envolvimento do gestor desde o primeiro segundo, principalmente aquelas que têm impacto na estratégia, arquitetura de informação, usabilidade, etc.
Portanto, ao focar nas situações, o modelo de governança evita gargalos e ganha agilidade.

5. Revise o modelo de governança

O ambiente é orgânico, pois ele cresce e se modifica para acompanhar a evolução da empresa. Nesse cenário é difícil imaginar um modelo de governança perene. A revisão tem de acontecer periodicamente. Recomendo que a cada seis meses seja realizado uma revisão por amostragem, considerando 30% do modelo e, anualmente, uma revisão completa. É claro que, se os gestores do ambiente sentirem necessidade, o prazo pode ser imediato, não precisam esperar de seis meses a um ano.
Sempre recomendo que essa revisão conte com ajuda externa. Se não for possível, pelo menos com alguém da empresa que não tenha absolutamente nenhum envolvimento, pois o modelo tem de ser cristalino para qualquer um.

Como disse no início do post, a governança está cada vez mais presente nos projetos e, com certeza, os formatos vão amadurecer com o tempo. Uma excelente notícia!