A Intranet Social: o que é e por onde começar

Alavancado pelo enorme sucesso do Facebook, Twitter e You Tube, não é de  estranhar que o conceito de intranet social esteja cada vez mais em evidência no mundo corporativo.  Por ser recente,  o conceito ainda desperta muito mais dúvidas do que certeza a respeito de como um ambiente 2.0 contribuir concretamente para os negócios das empresa.

O conceito não é totalmente novo, mas está recebendo uma nova roupagem.  No segmento de Intrantes/Portais corporativos, o termo Enterprise 2.0, ou simplesmente E 2.0, já é bastante conhecido, mas, ainda assim, continua cercado de dúvidas. Portanto, Intranet Social e Enterprise 2.0 são, em suma, equivalentes. A diferença de nomenclatura se deve à popularização do termo mídias sociais nos últimos tempos e  que foi adotado também pelo mercado corporativo. A tendência é que o termo E 2.0 caia em desuso no médio  prazo, a meu ver.

O que é a Intranet Social?

Mas o que é uma Intranet Social afinal? Evidentemente é um ambiente em que as plataformas de mídias sociais estão presentes: fóruns, blogs, wikis, comunidades, microblogging, podcats, entre outros. Óbvio, não? Mas para ser considerada “social” a sua intranet não precisa reunir todas as plataformas, uma tentativa de agregar toda a tecnologia possível em um único lugar. Basta que três ou quatro plataformas estejam presentes para configurar que o seu ambiente está bem preparado para a colaboração (afinal, o objetivo das mídias sociais é esse, não?)

O que também provoca várias dúvidas em relação ao conceito é se a intranet toda tem de ser desenvolvida em uma plataforma de mídia social para ser considerada “social”. Não, não precisa. As plataformas sociais complementam o ambiente e não o substituem. De outra forma seria um erro estratégico. Quem trabalha com mídias sociais sabe que deve sempre existir um “porto seguro” para o usuário. Um ponto em que ele encontre consolidado o conhecimento e interações que resultam dos espaços colaborativos. Portanto, os repositórios de conteúdo não vão desaparecer nunca. Blogs, comunidades e fóruns não podem formar uma intranet paralela. Eles têm de ser vistos como parte de um todo sistêmico maior.

Quais a vantagens da Intranet Social?

Muitos ainda torcem o nariz para a Intranet Social, enxergando no conceito mais uma moda que gera custos, porém não proporciona resultados tangíveis. A visão é compreensível devido às inúmeras “revoluções” que aparecem de tempos em tempos. E os gestores ficam com um pé atrás esperando cases de sucesso para depois seguir caminho semelhante.

A principal vantagem da Intranet Social, a meu ver, é que ela escancara a possibilidade de a empresa inovar em todos os seus processos, pois dá voz ativa a quem está realmente na ponta do negócio e sabe o que fazer para buscar melhorias. Mesmo que a pessoa não saiba como concretizar a sua ideia, ela pode lapidá-la colaborativamente com a sua rede de contatos e fazê-la funcionar.

Ao dar voz a todos aqueles que tiverem acesso à Intranet, as ideias surgem, os laços pessoais e profissionais se estreitam, as comunidades se organizam dinamicamente em torno de interesses comuns e o conhecimento torna-se realmente evidente. Cabe aos gestores planejarem a forma de extrair o capital intelectual que passa a estar cada vez mais ao seu alcance. A pesquisa Global Intranet Strategy &Trends, realizada por Jane McConnel, mostra que as empresas que já implantaram a Intranet Social deixaram de lado as preocupações com a segurança da informação e perda de produtividade dos colaboradores. Agora a principal preocupação é a gestão do conteúdo gerado pelos usuários!

Por onde começar?

A primeira coisa que você deve fazer para começar a pensar em uma Intranet Social é refletir sobre a cultura de sua empresa. Se a sua empresa tem uma cultura corporativa 1.0, as chances de um ambiente 2.0 dar certo são praticamente nulas. Em uma empresa fortemente centralizada, extremamente hierarquizada, na qual a voz dos colaboradores não tem vez, não há plataforma de mídia social que funcione.

O que fazer então num caso desses (que, pra falar a verdade, ainda é bastante comum…)? A solução é identificar uma área da sua empresa que esteja mais aberta para aproveitar um ambiente colaborativo, sempre focando em áreas que o resultado seja significativo para os gestores. Encontrada essa área, uma boa ideia é realizar um piloto. Esse piloto proporcionará o aprendizado suficiente para que depois você consiga multiplicar as boas práticas por toda a empresa. Mas não espere que isso aconteça de uma hora para outra, uma mudança cultural tem seu tempo.

Os passos a seguir atendem tanto quem já vive em uma cultura corporativa receptiva, quanto para aqueles que têm de seguir o caminho do piloto:

1. Não force a barra tentando pendurar todas as plataformas de mídias sociais possíveis na intranet. Implante em ondas, sempre das mais amigáveis (blog, fórum) para as menos amigáveis (wiki)
2. Assim como a Intranet não agrega o mesmo valor para toda a empresa, as plataformas sociais também não. Há áreas e atividades em que os benefícios de compartilhar o conhecimento são maiores. Comece por elas.
3. Não cai  na tentação de implantar apenas plataformas para o compartilhamento de informações pessoais (fotos das viagens, filhos). Equilibre com atividades profissionais também, caso contrário o mapa mental dos colaboradores pode identificar que essas ferramentas não são para o “trabalho”.
4. Mídias sociais têm de ter modelos de gestão de conteúdo e governança também, ao contrário do que alguns pregam.
5. Estabeleça métricas para mensurar os objetivos planejados.

Uma forma simples para saber se você e sua empresa está preparada para implantar a Intranet Social é refletir sobre o que um amigo meu disse: “ A empresa não consegue responder um Fale Conosco, interno ou externo, e ainda quer partir para uma estratégia de mídia social?” Pense nisso.