Voltando ao ar

Aos que me acompanham neste blog, um pedido de desculpas seguido da explicação. Peço desculpas por não ter postado nada ultimamente, mas já aproveito para exolicar que a ausência ocorreu por um problema na senha do WordPress.

Talvez alguns de vocês saibam que a plataforma teve um problema de segurança há algum tempo. Nessa época pediram para alterar as senhas e foi o que fiz, porém começou a pular um popup sempre que tentava postar alguma coisa pedindo para eu atualizar a minha senha…de novo.

Nessa confusão, eu fiquei em dúvida sobre a senha utilizada e tentei recuperá-la pelo WordPress, mas sempre que recebia o e-mail para resetar a senha, ele vinha no nozme de outro usuário. Foi então que descobri que o suporte do WordPress simplesmente não existe, pois nunca responderam minhas mensagens.

Confesso que desanimei, mas hoje, ao tentar, parece que voltou tudo ao normal. Claro que não fui avisado de nada.

Portanto, aguardem novos posts para os próximos dias.

5 dicas práticas para uma governança eficiente

Tenho assistido com muito entusiasmo a crescente preocupação com a governança dos ambientes digitais – sejam sites, intranets ou portais corporativos. Há anos batendo na mesma tecla, cansei de ver a parte da governança ser cortada de projetos com justificativa de que não havia budget para essa atividade.

Hoje em dia as coisas começam a ficar diferentes. Os gestores já percebem que os argumentos que uso há tempos fazem todo o sentido. Sempre disse que a governança poupa dinheiro, pois, entre outros motivos, evita que duas ou mais pessoas façam uma mesma atividade, portanto contabilizando as horas de trabalho de todo mundo sem necessidade. E isso representa um volume de dinheiro bastante significativo!

Porém, por ser uma atividade relativamente nova, vejo modelos de governança em dois extremos: ralos demais ou extremamente complexos. Pela minha experiência real, ambos não funcionam.

Algumas dicas práticas para uma governança eficiente:

1. Mapeie com cuidado os atores

Nunca vi, nesses anos todos, a gestão de um ambiente dar certo quando o grupo de atores é composto por pessoas que foram indicadas pelas chefias. É uma questão de bom senso: a chefia sempre vai indicar quem tem mais disponibilidade e não quem pode, realmente, agregar valor ao processo. Cabe aos gestores do ambientes fazerem essa análise para descobrir quem, naquela determinada área, é uma espécie de hub.
Uma maneira simples, porém pouco científica de fazer isso, é levantar com quais outras áreas da empresa a tal área em que é preciso identificar o ator interage mais. Depois pesquisar nessas áreas a quem elas recorrem quanto têm um problema ou precisam de uma informação da área do ator. Cruzando as informações, você vai chegar ao hub.
Não se prenda ao cargo. Muitas vezes, o hub ocupa uma caixinha no final do organograma. Não importa, o que você está buscando é alguém para agregar valor ao projeto.

2. Alinhe expectativas entre os atores
Invista tempo em um workshop de duas horas, no máximo, reunindo todos os atores escolhidos. O encontro servirá para detalhar o que você espera e alinhar expectativas. Tenha certeza que as ideais do grupo vão enriquecer demais o que você tinha planejado e, ao mesmo tempo, fará com que os membros se sintam verdadeiramente atores do processo e não com mais uma tarefa dentre todas as coisas que já faz no dia a dia.

3. Limite o poder de decisão dos comitês
Sou favorável aos comitês, mesmo reconhecendo que aqueles que dizem que esses grupos só servem para engessar as decisões, têm uma certa razão. Mas o motivo desse argumento é que, muitas vezes, os comitês são usados como escudos por alguns gestores que abrem mão da prerrogativa de decidir. Na minha opinião, o comitê funciona melhor com papel consultivo e não decisório. Não se deve levar coisas para serem decididas nesse encontro, mas sim enriquecidas e desde que sejam de importância tão relevantes que o gestor precisa de mais opiniões. Porém, cabe a esse gestor aceitar ou não as considerações do comitê e depois…decidir! Caso contrário vira um ciclo vicioso que engessa o ambiente e mina a função do gestor.

4. Fatie a governança em situações
Um amigo me contou recentemente que a governança do portal corporativo em que está trabalhando tem 30 papéis, o que é comum para projetos do porte em que ele está trabalhando. O problema é que, segundo o modelo de governança que foi criado, tudo tem de passar pela área gestora. Ou seja, são 30 pessoas, com suas respectivas demandas e atividades, tendo que pedir autorização para tudo, mesmo sobre atividades que não estão no perfil de competências do gestor. O resultado óbvio é um gargalo que faz com que as decisões levem meses para serem tomadas.
A solução é mapear todas as situações do ambiente e relacionar a elas os atores que devem ser envolvidos, o que deixa claro que outros não serão.
Um exemplo simples é a atualização de um conteúdo que já está publicado, cuja informações são de responsabilidade de uma determinada área de negócios. Ora, basta o ator dessa área entrar, alterar e comunicar ao gestor. Por qual razão, ao invés de fazer isso, ele teria de pedir a permissão do gestor. Ainda mais se fosse uma informação técnica, a qual o gestor não domina.
O mesmo raciocínio se aplica a uma alteração de um determinado aplicativo do portal que seja utilizado por uma determinada área de negócios e não tenha impacto nenhum em mais nada do ambiente. Essa é uma interação entre TI e a área de negócios. O gestor será comunicado do que está acontecendo, mas não cabe a ele decidir se vai em frente ou não.
Outras situações, evidentemente, precisam do envolvimento do gestor desde o primeiro segundo, principalmente aquelas que têm impacto na estratégia, arquitetura de informação, usabilidade, etc.
Portanto, ao focar nas situações, o modelo de governança evita gargalos e ganha agilidade.

5. Revise o modelo de governança

O ambiente é orgânico, pois ele cresce e se modifica para acompanhar a evolução da empresa. Nesse cenário é difícil imaginar um modelo de governança perene. A revisão tem de acontecer periodicamente. Recomendo que a cada seis meses seja realizado uma revisão por amostragem, considerando 30% do modelo e, anualmente, uma revisão completa. É claro que, se os gestores do ambiente sentirem necessidade, o prazo pode ser imediato, não precisam esperar de seis meses a um ano.
Sempre recomendo que essa revisão conte com ajuda externa. Se não for possível, pelo menos com alguém da empresa que não tenha absolutamente nenhum envolvimento, pois o modelo tem de ser cristalino para qualquer um.

Como disse no início do post, a governança está cada vez mais presente nos projetos e, com certeza, os formatos vão amadurecer com o tempo. Uma excelente notícia!

A Intranet Social: o que é e por onde começar

Alavancado pelo enorme sucesso do Facebook, Twitter e You Tube, não é de  estranhar que o conceito de intranet social esteja cada vez mais em evidência no mundo corporativo.  Por ser recente,  o conceito ainda desperta muito mais dúvidas do que certeza a respeito de como um ambiente 2.0 contribuir concretamente para os negócios das empresa.

O conceito não é totalmente novo, mas está recebendo uma nova roupagem.  No segmento de Intrantes/Portais corporativos, o termo Enterprise 2.0, ou simplesmente E 2.0, já é bastante conhecido, mas, ainda assim, continua cercado de dúvidas. Portanto, Intranet Social e Enterprise 2.0 são, em suma, equivalentes. A diferença de nomenclatura se deve à popularização do termo mídias sociais nos últimos tempos e  que foi adotado também pelo mercado corporativo. A tendência é que o termo E 2.0 caia em desuso no médio  prazo, a meu ver.

O que é a Intranet Social?

Mas o que é uma Intranet Social afinal? Evidentemente é um ambiente em que as plataformas de mídias sociais estão presentes: fóruns, blogs, wikis, comunidades, microblogging, podcats, entre outros. Óbvio, não? Mas para ser considerada “social” a sua intranet não precisa reunir todas as plataformas, uma tentativa de agregar toda a tecnologia possível em um único lugar. Basta que três ou quatro plataformas estejam presentes para configurar que o seu ambiente está bem preparado para a colaboração (afinal, o objetivo das mídias sociais é esse, não?)

O que também provoca várias dúvidas em relação ao conceito é se a intranet toda tem de ser desenvolvida em uma plataforma de mídia social para ser considerada “social”. Não, não precisa. As plataformas sociais complementam o ambiente e não o substituem. De outra forma seria um erro estratégico. Quem trabalha com mídias sociais sabe que deve sempre existir um “porto seguro” para o usuário. Um ponto em que ele encontre consolidado o conhecimento e interações que resultam dos espaços colaborativos. Portanto, os repositórios de conteúdo não vão desaparecer nunca. Blogs, comunidades e fóruns não podem formar uma intranet paralela. Eles têm de ser vistos como parte de um todo sistêmico maior.

Quais a vantagens da Intranet Social?

Muitos ainda torcem o nariz para a Intranet Social, enxergando no conceito mais uma moda que gera custos, porém não proporciona resultados tangíveis. A visão é compreensível devido às inúmeras “revoluções” que aparecem de tempos em tempos. E os gestores ficam com um pé atrás esperando cases de sucesso para depois seguir caminho semelhante.

A principal vantagem da Intranet Social, a meu ver, é que ela escancara a possibilidade de a empresa inovar em todos os seus processos, pois dá voz ativa a quem está realmente na ponta do negócio e sabe o que fazer para buscar melhorias. Mesmo que a pessoa não saiba como concretizar a sua ideia, ela pode lapidá-la colaborativamente com a sua rede de contatos e fazê-la funcionar.

Ao dar voz a todos aqueles que tiverem acesso à Intranet, as ideias surgem, os laços pessoais e profissionais se estreitam, as comunidades se organizam dinamicamente em torno de interesses comuns e o conhecimento torna-se realmente evidente. Cabe aos gestores planejarem a forma de extrair o capital intelectual que passa a estar cada vez mais ao seu alcance. A pesquisa Global Intranet Strategy &Trends, realizada por Jane McConnel, mostra que as empresas que já implantaram a Intranet Social deixaram de lado as preocupações com a segurança da informação e perda de produtividade dos colaboradores. Agora a principal preocupação é a gestão do conteúdo gerado pelos usuários!

Por onde começar?

A primeira coisa que você deve fazer para começar a pensar em uma Intranet Social é refletir sobre a cultura de sua empresa. Se a sua empresa tem uma cultura corporativa 1.0, as chances de um ambiente 2.0 dar certo são praticamente nulas. Em uma empresa fortemente centralizada, extremamente hierarquizada, na qual a voz dos colaboradores não tem vez, não há plataforma de mídia social que funcione.

O que fazer então num caso desses (que, pra falar a verdade, ainda é bastante comum…)? A solução é identificar uma área da sua empresa que esteja mais aberta para aproveitar um ambiente colaborativo, sempre focando em áreas que o resultado seja significativo para os gestores. Encontrada essa área, uma boa ideia é realizar um piloto. Esse piloto proporcionará o aprendizado suficiente para que depois você consiga multiplicar as boas práticas por toda a empresa. Mas não espere que isso aconteça de uma hora para outra, uma mudança cultural tem seu tempo.

Os passos a seguir atendem tanto quem já vive em uma cultura corporativa receptiva, quanto para aqueles que têm de seguir o caminho do piloto:

1. Não force a barra tentando pendurar todas as plataformas de mídias sociais possíveis na intranet. Implante em ondas, sempre das mais amigáveis (blog, fórum) para as menos amigáveis (wiki)
2. Assim como a Intranet não agrega o mesmo valor para toda a empresa, as plataformas sociais também não. Há áreas e atividades em que os benefícios de compartilhar o conhecimento são maiores. Comece por elas.
3. Não cai  na tentação de implantar apenas plataformas para o compartilhamento de informações pessoais (fotos das viagens, filhos). Equilibre com atividades profissionais também, caso contrário o mapa mental dos colaboradores pode identificar que essas ferramentas não são para o “trabalho”.
4. Mídias sociais têm de ter modelos de gestão de conteúdo e governança também, ao contrário do que alguns pregam.
5. Estabeleça métricas para mensurar os objetivos planejados.

Uma forma simples para saber se você e sua empresa está preparada para implantar a Intranet Social é refletir sobre o que um amigo meu disse: “ A empresa não consegue responder um Fale Conosco, interno ou externo, e ainda quer partir para uma estratégia de mídia social?” Pense nisso.

Uma nova abordagem para conhecer necessidades de usuários

Interessante abordagem para uma das mais difíceis tarefas que é conhecer as necessidades dos usuários na elaboração/reestrturação de um ambiente digital.

Baixe o primeiro capítulo (em Pdf)

The Stranger’s Long Neck book

Governança é um dos temas mais quentes em Intranets

Pesquisa realizada no grupo do Linkedin Worldwide Intranet Challenge (WIC) apontou que governança é um dos três principais temas em discussão sobre Intranets. Os outros dois são: mídias sociais e colaboração e personalização.

A boa nova é que o interesse pela governança cresce à medida que as empresas amadurecem nos objetivos e utilização dos seus ambientes. A má notícia é que estamos discutindo esse tópico há anos e este blog é a prova disso.

Mas vamos avançando, gradual e constantemente.

Para mais detalhes, leia o post : What are the 3 hottest intranet topics?